Fusion mit Karlsruhe : Ablauf, Neuerungen, Nacharbeiten
1. Bestandsumzüge nach S-Möhringen
2. In Karlsruhe verbleibende Bestände
3. Benutzerkonten aus Koha Karlsruhe und für neue Benutzer:innen aus Baden
4. Nacharbeiten Katalogisierung und Umsystematisierung
5. Bestellungen und Vormerkungen auf den Bestand der Zweigstelle Karlsruhe und an den Standort Karlsruhe
6. Dauerausleihen, die aus Koha Karlsruhe migriert wurden
7. Aufsatzbestellungen bei EHZ Karlsruhe, Aufsätze Bestand Rotes Magazin
8. Barcodes am Standort Karlsruhe
9. Öffentlichkeitsarbeit
10. Zeitschriften-Umläufe/Paperboy
1. Bestandsumzüge nach S-Möhringen
Endziel:
In S-Möhringen ist alles ebenfalls vorhanden, was in Karlsruhe noch vorhanden ist. Dabei sollen in S-Möhringen jedoch keine zusätzlichen Exemplare aufgenommen werden, wenn das Werk bereits vorhanden ist.
Standort in S-Möhringen bis zur Umsystematisierung: Rotes Magazin als Präsenzbestand
Stand Mai 2025:
Signaturengruppen BIB, CJG, GAW, HEN, HMA, K, LA, Ler, MHM und Ull sowie der Standort Ostregal sind pauschal aus Karlsruhe nach S-Möhringen gezogen. -> Bei Umsystematisierung Dublettenkontrolle
Weitere Signaturengruppen sind nach Abgleich mit dem Bestand S-Möhringen durch Herrn Fieß in Auswahl nach S-Möhringen gezogen.
Im Verbund am 24.04.2025 umgesigelte Titelsätze können unter LogIn S1EO mit der Abfrage f nwe s1eo and aee 2025-04-24 [zusammen mit einigen Neueingaben S1EO dieses Tages] angeschaut werden
Im Herbst folgt ein weiterer Umzug von circa 5000 Medien, diese sind zum Teil noch nicht katalogisiert, teilweise Grauliteratur.
2. In Karlsruhe verbleibende Bestände
Präsenz oder Ausleihbarkeit bleibt wie gehabt
BLB erhält Teile des Bestandes.
Bereits von BLB abgeholt: Sammlung "Lyceumsbibliothek".
Stand Anfang Juni 2025: Der Bestand ist noch in K10Plus und in Koha bei Karlsruhe katalogisiert. Grund: Das Umsigeln in K10Plus muß wegen der Abrechnung von der BLB beauftragt werden. Erst, wenn die Lokalsätze von Karlsruhe entfernt sind, kann auch in Koha durch das BSZ gelöscht werden.
3. Benutzerkonten aus Koha Karlsruhe und für neue Benutzer:innen aus Baden
--- grundsätzlich in nächster Zeit bei Neuanmeldungen verstärkt auf bereits vorhandene Konten prüfen ---
Dublette Benutzerkonten
Durch Migration enstandene dublette Benutzerkonten sind bereinigt.
Mitarbeiter:innen EOK
Die Konten der Mitarbeiter:innen des EOK wurden umgearbeitet.
Der nicht mehr benötigte Benutzertyp OKR Karlsruhe wurde gelöscht, Mitarbeiter:innen EOK sind nun in der Benutzergruppe Mitarb. OKR/EOK/Birkach/Bad Boll.
Übrige Benutzer:innen aus Koha Karlsruhe
Die Konten sind gesperrt, die Passwörter wurden gelöscht, Benutzernamen und nun ursprüngliche Ausweisnummern aus Karlsruhe wurden mit Präfix KALK ergänzt -> die Benutzer:innen sollen gezwungen sein, sich bei uns zu melden, damit wir die Konten umarbeiten können.
Alle diese Nichtmitarbeiterkonten aus Karlsruhe haben jetzt den Benutzertyp "Sonst. Mitarb. der Landeskirche Baden". Wo zutreffend, soll dieser auch erhalten bleiben. Pfarrer:innen etc. wurden in Karlsruhe nicht getrennt als Benutzertyp geführt, bei diesen muß auf jeden Fall der Benutzertyp geändert werden.
Bearbeitungsschritte:
- Ausweisnummer EHZ einlesen
- Benutzertyp überprüfen und ggf. ändern.
- Benutzername löschen und automatisiert setzen lassen
- email: bei Menschen mit ekiba-Mail-Adresse sollte diese die 1. E-Mail-Adresse sein, ggf. ändern
- Konto entsperren
- neues Passwort anlegen lassen
Neue Konten für Benutzer:innen aus Baden
Beim Anlegen neuer Benutzerkonten wird die Heimatbibliothek für das neue Konto so übernommen, wie von Koha aufgrund der Anmeldung der/des Bearbeitenden vorgegeben. Wir ordnen nicht geographisch zu.
4. Nacharbeiten Katalogisierung und Umsystematisierung
S-Möhringen: Umarbeitung der Bestände aus dem Roten Magazin
Skript
93.35-14-09-11-V01/5.4 "Workflow_RotesMagazin"
Im Skript werden verschiedene Fälle aufgeführt. Im Laufe der Katalogiserungsarbeiten werden sicher noch weitere Fälle gefunden. Diese bitte in der Dienstbesprechung einbringen.
Die Landeskirchliche Bibliothek Karlsruhe wird nicht als Vorbesitzer eingetragen.
Einträge wie "Nachlass [Name]" u.a. Angaben im Zugangsnummernfeld bei Karlsruher Exemplaren werden nicht übernommen, sondern aus dem Zugangsnummernfeld gelöscht.
Sammlungen, die in Karlsruhe nicht unter eigenen Signaturen gesondert aufgestellt waren, beim Umarbeiten aus dem Exemplar in Koha löschen.
Zu beachten:
Der Inhalt des Koha-Exemplarfeldes $U Umzug Karlsruhe "Stuttgart-Möhringen" darf keinesfalls gelöscht werden, bevor die Mehrfachexemplare aus Koha Karlsruhe nicht bezüglich tatsächlicher Heimatbibliothek geprüft wurden
Zu Aufsätzen Bestand Rotes Magazin Informationen hier
Signieren
Wir entfernen die Signaturschilder dann, wenn zu erwarten ist, dass sie leicht abgehen. Keinesfalls sollte das Buch beschädigt werden. Falls das passieren könnte, das Karlsruher Signaturschild am Buch lassen.
Es stört uns nicht, wenn die alte Karlsruher Signatur nicht vom neuen Schild verdeckt und noch lesbar ist, wir machen sie nicht unkenntlich.
Zeitplan
Beginn: In der Woche nach den Pfingsten
Nach den Sommerferien sollte ein guter Teil der neueren Bücher aus Karlsruhe bearbeitet sein.
Karlsruher Bücher und Neuanschaffungen S-Möhringen haben Priorität vor allen anderen Katalogisierungsarbeiten.
Da sehr viel zu Signierendes anfallen wird, bitte regelmäßig den Signierwagen abarbeiten.
Vorgehen
Frau Kreitmann teilt in den ersten 1-2 Monaten analog zu den Neuanschaffungen bereits einsystematisierte Bücher zur Katalogisierung zu, um einen Überblick über die mögliche Bearbeitungsmenge zu bekommen. Weitere dienstliche Verpflichtungen werden berücksichtigt. Nachschub an bereits einsystematisierten Büchern findet sich in Frau Kreitmanns Büro in den Regalbrettern über den Vergleichssachen.
Danach darf sich jede/r selbst bedienen und nach Absprache ggf. auch selbst einsystematisieren.
Herr Lehmann wird eher die Neuanschaffungen S-Möhringen katalogisieren.
Herr Fieß arbeitet zunächst die quartformatigen Werke um, damit die Regale an der Wand im Roten Magazin für die Dubletten und nicht aufgenommene Werke frei sind.
Grundsätzlich werden als Erstes Werke vom (der Signatur nach zu schließen) neuesten Erscheinungsjahr zurückgehend bis Erscheinungsjahr 2000 katalogisiert.
Anschließend teilt Frau Kreitmann die früher erschienen Werke auf:
Frau Benk: Bibeln
Frau Grutschnig und Frau Schmid: Alte Drucke
Frau Fritz, ggf. zusammen mit Herrn Fieß: Gesangbücher
Frau Maurer: Zeitschriften
Alle anderen: den Rest
Was in diesem Zug als Erstes bearbeitet wird, wird in die Möhringer Sachgruppen einsystematisiert.
Dubletten
- Siehe auch 93.35-14-09-11-V01/5.4 "Workflow_RotesMagazin" -
Dubletten werden im Roten Magazin im Dublettenregal an der Wand (s.o) gesammelt. Gegen Ende der Erfassung der Bestände im Roten Magazin werden diese Dubletten ggf. von der BLB übernommen oder anderweitig abgegeben und aus Koha gelöscht.
Karlsruhe nimmt grundsätzlich nichts von den nun umgezogenen Beständen zurück.
Historische Bestände
Die Dublettenprüfung erfolgt bei historischen Beständen genau so wie bei neuen Büchern (s.o.).
Die Landeskirchliche Bibliothek Karlsruhe wird nicht als Vorbesitzer eingetragen.
Umgang mit Sammlungen
In Karlsruhe wurde der Umgang mit den Nachlässen nicht einheitlich gehandhabt.
Herr Fieß hat keine vollständige Liste der Sammlungen. Falls eine solche existiert, hätte sie das Archiv Karlsruhe.
Größtenteils sind die Sammlungen - wie z.B. Henhöfer-Bibliothek, Carl Ullmann und Mannheimer Pfarrerbibliothek - bereits an der Signatur zu erkennen.
Andere, wie die Sammlung Eisenbeiß, sind nur über das Zugangsbuch nachvollziehbar. Die Sammlung Eisenbeiß steht beispielsweise unter K-Signaturen bei den anderen Karlsruher Gesangbüchern.
Handschriften wurden nicht in die Bibliothek, sondern ins Archiv übernommen. Beim Bestand im Archiv wird auf die gedruckten Schriften in der Bibliothek hingewiesen.
Auswahl bei Übernahme:
Es muss noch geklärt werden, ob Möhringen zwingend Sammlungen komplett übernehmen muss.
Eine Sammlung wie die Henhöfer-Bibliothek übernimmt Möhringen auf jeden Fall, beim Bestand der Gesellschaft für christl.-jüd. Zusammenarbeit wäre ein Großteil dublett zum bereits vorhandenen Bestand. Auch beim Bestand Hermann-Maas-Archiv wäre Übernahme nur in Auswahl sinnvoll.
Grundsätzlich sind wir bereits jetzt rechtlich angreifbar, da diejenigen, die die Sammlungen Karlsruhe einst übergeben und mit Karlsruhe Verträge dazu geschlossen haben, nicht vom Umzug informiert wurden. Der Nachweis sämtlicher Sammlungen würde Rückfragen nach dem nicht übernommenen Rest provozieren.
Bei den Sammlungen, die Möhringen übernommen hat, wurden teilweise Vereinbarungen getroffen, dass diese komplett zu behalten sind.
Die Sammlungen aus Karlsruhe, die Herr Fieß übernommen hat, waren alle Geschenke, mit dem Recht, auch gegebenenfalls Teile auszuscheiden.
Die Absprachen, die mit Herrn Wennemuth oder Herrn Schwinge getroffen wurden (z.B. bezüglich Eisenbeiß oder Rehm), müssten in den Unterlagen geprüft werden.
Grundsätzlich gibt es in Karlsruhe aber eher keine Sammlungen mit Behaltenspflicht.
= > Wenn wir dann bei der Katalogisierung zur Bearbeitung der gesondert aufgestellten Nachlässe kommen, wird Frau Kreitmann bei Frau Ritter nachfragen.
= > Sammlungen, die in Karlsruhe nicht gesondert aufgestellt waren, beim Umarbeiten aus dem Exemplar in Koha löschen.
Einträge wie "Nachlass [Name]" u.a. Angaben im Zugangsnummernfeld bei Karlsruher Exemplaren werden nicht übernommen, sondern aus dem Zugangsnummernfeld gelöscht.
Deposita
Es gibt und gab in Karlsruhe keine Deposita.
Inkunabeln
Es gab in Karlsruhe nur eine einzige Inkunabel, diese war bei der an die Badische Landesbibliothek abgegebenen Lyceumsbibliothek.
Sondermaterialien
Karten: Ja
Fragmente: Eher nicht, wenn, dann beim unkatalogisierten Bestand
Spiele: Nein.
Das Verfahren bei der Einarbeitung der Sondermaterialien in den Möhringer Bestand wird dann entschieden, wenn das Sondermaterial zur Bearbeitung auf dem Tisch liegt.
Gesangbücher
Dubletten werden aussortiert, der Rest wird bei A 13 einsystematisiert.
Karlsruhe: Nachbearbeitung bei Werken, die in Karlsruhe in mehreren Exemplaren vorhanden waren
Stand K10Plus nach Umsigelung:
Auswahlkriterium für Umsigelung: PPN-Liste
Es konnte nur umgesigelt oder nicht umgesigelt werden, nicht in Einzelfällen ein zusätzlicher Lokalsatz generiert werden. Über PPN-Liste hätte auch nicht festgestellt werden können, bei welchen Einzelfällen.
Konsequenz: Ist eines der Exemplare nach S-Möhringen umgezogen, wurde nach Stg117 umgesigelt und bei Ka13 ist der Lokalsatz weg.
Karlsruhe hat vom BSZ einen Koha-Report für alle Titel mit Mehrfachexemplaren Karlsruhe erhalten, bei denen umgesigelt wurde, um hier zu prüfen und gegebenenfalls Ka13 neu anzuhängen.
Stand Koha nach Migration:
Auswahlkriterium für Änderung Heimatbibliothek etc.: PPN-Liste
=> somit keine Information, ob nur ein einzelnes Exemplar die Heimatbibliothek gewechselt hat und wenn ja welches.
Konsequenz: jeweils bei allen Exemplaren an den Titeln aus der PPN-Liste wurde die Heimatbibliothek in S-Möhringen geändert, der Standort Rotes Magazin vergeben und auf Präsenz gesetzt.
Workflow:
Bei den Exemplaren, die tatsächlich in Karlsruhe verblieben sind, muß die Heimatbibliothek geändert werden in Karlsruhe, der Standort gelöscht und ggf. ersetzt und der Ausleihstatus ggf. zurückgeändert werden. Herr Fieß ermittelt den Ist-Stand vor Ort in Karlsruhe mithilfe einer aus dem o.g. Report erstellten Liste, Frau Schmid nimmt die Änderungen in Koha vor und erstellt Listen für das Neuansigeln unter Ka13 im Verbund, die arbeitsteilig abgearbeitet werden.
5. Bestellungen und Vormerkungen auf den Bestand der Zweigstelle Karlsruhe und an den Standort Karlsruhe
Bestände aus Karlsruhe können ausschließlich mit Abholort Karlsruhe bestellt werden.
Gibt es auch Exemplare anderer Zweigstellen, läuft die Bestellung/Vormerkung bei Eingabe eines anderen Abholortes oder Postversand nur auf diese Exemplare.
Gibt es (bis Abschluß aller Umzüge) nur das Exemplar in Karlsruhe, bietet Koha bei Bestellung/Vormerkung im OPAC nur den Abholort Karlsruhe an.
Versand der Bestände anderer Zweigstellen an den Standort EHZ Karlsruhe:
Da Karlsruhe den Rückversand nicht leisten kann, muß die Abholung bei EHZ Karlsruhe auf Mitarbeitende des EOK eingeschränkt werden. Für diese muß die Auswahl Abholort EHZ Karlsruhe aber verfügbar sein.
In Koha lässt sich dies nicht ohne unerwünschte weitere Auswirkungen umsetzen. Daher muß bei Bearbeitung der Bestellungen unterschieden und differenziert umgesetzt werden:
Wir versenden Bestellungen mit Abholort Karlsruhe, die nicht von EOK-Mitarbeitenden aufgegeben wurden, an deren Privatadresse.
Bestellungen von Benutzer:innen, bei denen es sich lt. Benutzertyp, dienstlicher email-Adresse und Postadresse um EOK-Mitarbeitende handelt, werden an die Bibliothek Karlsruhe gesandt.
Ludwigsburg sendet - außer in begründeten Ausnahmefällen - nicht per Postversand an Privatpersonen, sondern vereinbart stattdessen mit der bestellenden Person einen Abholstandort.
6. Dauerausleihen Karlsruher Nutzer:innen aus der Zeit vor der Migration
Dauerausleihen hatten in Karlsruhe nicht generell ein Rückgabedatum im Jahr 2099, voreingestellt war eine Leihfrist von 180 Werktagen, nach der sie verlängert werden mußten. Daher laufen in den nächsten Monaten gegebenenfalls Dauerausleihen, die aus Koha Karlsruhe stammen, ab und die Benutzer:innen bitten um Verlängerung. Bei Verlängerung erscheint dann das in der EHZ übliche Rückgabejahr 2099.
7. Aufsatzbestellungen über Koha bei EHZ Karlsruhe, Aufsätze Bestand Rotes Magazin
Im Bestand EHZ Karlsruhe sind 208 Aufsätze katalogisiert.
Karlsruhe scannt keine Aufsätze. Was nicht von anderen Zweigstellen erledigt werden kann, wird bereits beim Verteilen der Aufsatzbestellungen abgelehnt.
Unter den Aufnahmen, die zu Stg117 umgesigelt wurden, waren ebenfalls einige Aufsatzaufnahmen. Teilweise handelte es sich aber oft tatsächlich um bibliographisch selbständige Einheiten wie z.B. Sonderdrucke, die nicht als Aufsatzscan oder -kopie, sondern zur Ausleihe zu bestellen wären und in jedem Fall neu katalogisiert werden müssen. Des weiteren möchten wir keine Bestellungen auf Aufsätze aus Werken, die aktuell im Roten Magazin sind. Aus diesen Gründen wurden die Lokalsätze an diesen Aufnahmen in K10Plus abgehängt und die Aufsätze bei Alleinbesitz Karlsruhe in Koha gelöscht. Beim Bearbeiten der Bestände im Roten Magazin sind die für den jeweiligen Titel erschlossenen Aufsätze in K10Plus weiterhin nachgewiesen und es kann neu angehängt werden, wenn wir die Aufsätze in Möhringen gemäß der dortigen Gepflogenheiten bestellbar machen würden.
An Aufsatzaufnahmen muß jeweils einzeln angesigelt werden, damit sie in unserem Katalog nachgewiesen sind.
8. Barcodes am Standort Karlsruhe
Bei Bestand, der weiterhin in Karlsruhe verbleiben wird, werden in Karlsruhe die bisherigen Karlsruher Barcodes verwendet. Wenn der Barcode dublett wäre, gibt es in Koha eine Fehlermeldung. In diesem Fall wird ein anderer Barcode verwendet.
Soll der Barcode nicht endgültig mit dem Exemplar verknüpft bleiben, werden gegebenenfalls Barcodes auf Einlegern verwendet.
Bei Bestand, der letztendlich nach Stuttgart kommen soll, werden STG117-Barcodes verwendet.
9. Öffentlichkeitsarbeit
Die Flyer für die Karlsruher Benutzer:innen vor Ort sind fertig, ebenso die neuen Anschreiben für die Sendung von Bibliotheksausweisen.
Die Flyer für die neuen Mitarbeiter:innen enthalten nun auch Informationen zu Karlsruhe.
Der Newsletter EHZ-Bibliothek Juni 2025 enthielt einen Beitrag zum Bestandsumzug.
Der Austausch der Logos ist teilweise bereits erfolgt, teilweise noch in Arbeit.
Wo das Logo Landeskirche Württemberg statt EHZ-Logo verwendet wurde, soll dies grundsätzlich - unter Verwendung der aktuellsten Version - so bleiben.
10. Zeitschriften-Umläufe/Paperboy
In Karlsruhe ist eine Anleitung für Paperboy für die Karlsruher Benutzer:innen in Arbeit.
IM DLP wird es eine Kurzbeschreibung und einen Hinweis auf das Angebot von Teams-Einzelplatzschulungen geben.
