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Verzeichnungsrichtlinien für Sachakten

Verzeichnungsrichtlinien für Sachakten im Landeskirchlichen Archiv

• Akten werden nach Möglichkeit entmetallisiert (zumindest Büroklammern), um die zusammengehörenden Seiten eines Schriftstückes ein gefaltetes säurefreies Blatt gelegt;
• Schriftstücke werden chronologisch gelegt, das jüngste Schriftstück liegt oben (Vorgänge als solche werden allerdings nicht auseinandergerissen!);
• Alte Umschläge werden entfernt und weggeworfen (Vorsignatur festhalten);
• Akte wird in bestempelte und beschriftete säurefreie Jurismappe eingelegt;
• Mappen werden in Archivschatullen verpackt, diese werden beschriftet;
• Bei der Vergabe von Sperrjahren wird der Stempel "Sperrjahr" auf die Jurismappe angebracht und das Sperrjahr eingetragen. Die Schatulle wird ebenfalls mit "Sperrjahr" bestempelt, damit dies bei Aushebung ganzer Schatullen ebenfalls sichtbar ist. Die Eintragung des Sperrjahres entfällt, da es sich nicht auf die gesamte Schatulle bezieht.
• Bände werden einzeln signiert und in Archivschatullen verpackt, mit dem Buchblock nach unten;
• Jede Verzeichnungseinheit bekommt eine Signatur (Bestellnummer). Umfangreichere Aktenbunde können auf mehrere Verpackungseinheiten (Mappen) aufgeteilt werden, werden aber als eine Verzeichnungseinheit behandelt. In dem Fall werden die entsprechenden Mappen mit derselben Bestellnummer und der Untergliederung durch römische Ziffern bezeichnet. Bei Serien (z.B. Tagebücher) können die einzelnen Archivalien einer Archivschatulle auch zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden.
• Bei der Titelaufnahme und dem Enthält-Vermerk ist darauf zu achten, dass hinsichtlich personenbezogener Angaben der postmortale Persönlichkeitsschutz und der Datenschutz gewahrt wird. D.h. bei personenbezogenen Archivalieneinheiten dürfen vor Ablauf der entsprechenden archivischen Schutzfristen keine personenbezogenen Angaben im Titel und Enthält-Vermerk aufscheinen. Bei noch lebenden Personen bedeutet allein schon die Namensnennung einen Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen! Ausgenommen hiervon sind Personen der Zeitgeschichte sowie Amtsträger in Ausübung ihres Amtes.

Für die Umsetzung dieser Vorgaben stehen für Titel und Enthält-Vermerk jeweils ein reguläres Titel- und Enthält-Feld zur Verfügung und ein externes Titel- und Enthält-Feld für die Präsentation des Archivinventars.

Die Erschließung des Archivguts erfolgt mit dem Datenbank-Programm Faust. Die Datenbank wird zur Verfügung gestellt und nicht selbst erstellt.
Die Verzeichnungsmaske enthält folgende Felder:

1. Archiv: Landeskirchliches Archiv Stuttgart
2. Bestand: Bezeichnung für den Bestand, dem die Archivalieneinheit zum Zeitpunkt der Verzeichnung eingegliedert ist. Beispiel: D 68
3. Provenienz: Anzugeben ist die Stelle, bei der die Archivalieneinheit den letzten organischen Zuwachs durch Eingang oder Ausgang erhalten hat (z.B. Pfarramt oder Kirchenpflege). Feld bleibt in der Regel frei.
4. Klassifikation: Die Klassifikation wird als Thesaurus angelegt. Sie entspricht dem Inhaltsverzeichnis des Archivinventars. Gegliedert wird nach dem Dezimalsystem. Der Thesaurus wird am Ende der Gesamterschließung angelegt.
5. Bestell-Nr.: beim Verzeichnen vergebene fortlaufende Nummer (Signatur)
6. Ordnungs-Nr.: nachträglich erstellte Zuordnung der Verzeichnungseinheit (in dieser Reihenfolge erscheinen die Titelaufnahmen im Archivinventar
7. Titel: Der Titel soll den Inhalt der Archivalieneinheit präzise und möglichst kurz beschreiben und dabei den Entstehungszweck berücksichtigen. Mehrere Begriffe im Titel werden durch Kommata voneinander getrennt (z.B. Mesner, Organist und Gemeindehelferin). Funktionsträger im Titel werden im Singular bezeichnet, z.B. Katechet oder Organist; hierbei werden neuhochdeutsche Bezeichnungen verwendet.
8. Enthält-Vermerk: Der Enthält-Vermerk erschließt den Inhalt der Archivalieneinheit intensiver. Er kann verwendet werden

• a) analysierend: „Enthält“
• b) quantitativ erläuternd: „Enthält v.a.“
• c) qualitativ erläuternd: „Enthält u.a.“
• d) ergänzend: „Enthält auch:“

Nach dem „Enthält“ wird eine neue Zeile gesetzt. Die einzelnen Enthält-Vermerke werden einzeln und untereinander nach Spiegelstrichen aufgeführt. Der Vermerk „Darin:“ führt vom Titel inhaltlich oder formal nicht gedeckte oder nicht zu erwartende Dokumentationswerte auf. Dies können z.B. Karten, Pläne, Urkunden oder Druckschriften sein. Druckschriften, Fotos, Karten, Pläne und Plakate, die dem Archivale entnommen werden, erscheinen mit Hinweis auf den neuen Lagerort (Bestand, nach Möglichkeit mit genauer Signatur).

1. Umfang: Umfang ist bei ungebundenen Akten anzugeben in Mappen und Zentimetern (0,5 cm-Schritte).
   Beispiel: 1 Mappe, 3 cm
   2 Mappen, 6 cm.

Bände werden mit ihrem Format angegeben (Höhe des Buchrückens):

• Oktavband: bis 25 cm
• Quartband: 25-35 cm
• Folioband: 35-45 cm
• Großfolio: über 45 cm

Ist die Breite besonders gering, lautet die Bezeichnung z.B. Halbfolioband.
Für Amtsbücher, die ab 1923 geführt werden, gelten die DIN-Formate als Umfangsangabe, also z.B. DIN A 4-Band, DIN A 3-Band.

1. Index: Gesamtindex mit Personen, Orten und Sachbetreffen. Aufgeführt werden Stichworte aus der Titelaufnahme und dem Enthält-Vermerk. Über Querverweise auf die Stichworte können auch im Titel nicht aufgeführte Schlagworte aufgenommen werden (z.B. Kirchenkampf s.a. Deutsche Christen). Die einzelnen Eintragungen umfassen maximal 3 durch Kommata getrennte Stufen (z.B. Waiblingen, Johanneskirche, Seitenaltar) und werden durch Strichpunkt aneinander gereiht.

Personen werden ohne Zusatz von Titularen und Berufs- oder Funktionsbezeichnungen aufgeführt; ist lediglich der Nachname bekannt, wird zur eindeutigen Identifizierung der Person eine Berufs- oder Funktionsbezeichnung ergänzt (in Klammern). Orte, die in Baden-Württemberg mehrmals erscheinen, werden durch Zusatz der Kreis- oder Dekanatszugehörigkeit identifiziert. Bei Ortsnamen außerhalb Baden-Württembergs wird das entsprechende Bundesland/Land angeführt. Ortsbezeichnungen können durch Sachbetreffe in der Unterstaffelung präzisiert werden. Institutionen werden in vollem Wortlaut aufgeführt. Durch Querverweise kann von älteren Bezeichnungen auf neuere/aktuelle Bezeichnungen verwiesen werden (z.B.: Landeskirchentag s. Landessynode). Institutionen werden in der Regel sowohl als Ortsbetreff als auch als Sachbetreff aufgeführt (z.B.: Reutlingen, Gustav-Adolf-Werk; Gustav-Adolf-Werk Reutlingen). Für Sachbetreffe wird die Singularform verwendet (Gemeindehelfer, Kirchengemeinderatsprotokoll, Synodaltagung etc.).

1. Laufzeit: Feld für die numerische Recherche. Gesamtlaufzeit Anfangs- bis Endjahr unter Berücksichtigung von Vor- und Nachakten (z.B. 1940-1945)
2. Gesamtlaufzeit: Die Gesamtlaufzeit wird in der Regel in Jahren angegeben. Ferner können hier Tages- und Monatsangaben festgehalten werden, in der Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag. Längere Laufzeitunterbrechungen (in der Regel 10 Jahre) werden angegeben und durch Kommata getrennt. Daten beigefügter Schriftstücke, die von der Laufzeit der Archivalieneinheit abweichen, werden in runden Klammern vermerkt: ältere Schriftstücke vor dem Anfangsjahr, jüngere nach dem Endjahr. Beispiele: „(1770) 1835-1900“; „1844-1875 (1910)“. Erschlossene Daten werden in eckige Klammern gesetzt, undatierte Archivalien bezeichnet mit dem Zusatz: o.D. Auch Angaben für eine ungefähre Datierung wie ca. oder "2. Hälfte 16. Jahrhundert" sind möglich.
3. Vorsignatur: Registratursignatur/-zeichen
4. Archivsignaturen: alte Archivsignaturen aus älteren Archivinventaren
5. Sonstige Vorsignaturen: weitere verwendete Vorsignaturen
6. Film-Signatur: Film-Signatur bei mikroverfilmten Beständen
7. Bemerkungen: Zusatzinformation für die Benutzer (z.B. „Original gesperrt“)
8. Interne Bemerkungen: interne Bemerkungen für das verwahrende Archiv, z.B. Erhaltungszustand, Standort (z.B. Pfarramt), Querverweise auf andere Bestände
9. Sperrjahr: Endjahr der Sperrung bei noch laufenden archivischen Schutzfristen. Bei allgemeinen Sachakten belaufen sich diese auf 30 Jahre nach Entstehung der Archivalien (letzter Schriftgutzuwachs). Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht, ist bis 30 Jahre nach Tod bzw. 120 Jahre nach Geburt der betroffenen Person zu sperren. Zu beachten ist dabei, dass sich auch in Sachakten einzelne personenbezogene Schriftstücke befinden können, die unter die Schutzfristen fallen und die es zu sperren gilt. Teilsperrungen innerhalb der Archivalieneinheit sind möglich. In dem Fall werden die gesperrten Schriftstücke innerhalb der Verzeichnungseinheit separiert (durch Papier-Umschlag); der entsprechende Sperrvermerk wird sowohl auf der Jurismappe als auch auf der Archivschatulle vermerkt.
10. Titel extern: von personenbezogenen Angaben bereinigter Titel für die öffentliche Präsentation des Archivinventars; wird nur im Bedarfsfall ausgefüllt (im Gegensatz zum vollständigen Titel für den internen Gebrauch)
11. Enthält-Vermerk extern: von personenbezogenen Angaben bereinigter Enthält-Vermerk für die öffentliche Präsentation des Archivinventars; wird nur im Bedarfsfall ausgefüllt (im Gegensatz zum vollständigen Enthält-Vermerk für den internen Gebrauch)

Findbucherstellung: Das Archivinventar wird nicht vom Bearbeiter selbst erstellt. Die Datenbank muss aber entsprechend vorbereitet sein. Sie darf keine leeren Objekte enthalten. Ordnungs- und Bestellnummern müssen eingetragen sein. Die Klassifikation muss ebenfalls vollständig vergeben sein, da sie das entscheidende Strukturmerkmal des Archivinventars darstellt. Der Bearbeiter erstellt das Vorwort selbst und liefert es in Word ab.
Stand: 20. Oktober 2010, Michael Bing